De acordo com o Project Management Institute, a comunicação efetiva entre todas as partes envolvidas é o fator de sucesso mais importante no Gerenciamento de Projetos. Você sabe quais são os maiores benefícios VoIP que você pode experimentar hoje mesmo ao fazer a migração para a telefonia digital? É sobre isso que falaremos a seguir.

O VoIP (Voice over Internet Protocol) fornece ferramentas avançadas de comunicação e colaboração que ajudam as equipes de projeto a atingir seus objetivos. O VoIP facilita a configuração e a realização das reuniões em equipe, compartilha informações e mantém a comunicação diária simples e eficiente.

Vamos ver, a seguir, 4 benefícios VoIP no Gerenciamento de Projetos que vão convencer você a mudar hoje mesmo para a telefonia digital.

4 benefícios VoIP que seu Gerenciamento de Projetos não pode viver sem!

1. Comunicação rica

VoIP é um sistema de comunicação baseado em nuvem que possui as ferramentas essenciais que as equipes de um projeto precisam. Com um sistema VoIP, é possível estar conectado em qualquer lugar do mundo com acesso à Internet e aproveitar recursos robustos como gravação de ligações, siga-me, callback, videoconferências e muito mais.

A integração de um software VoIP com aplicativos comerciais como calendários ou sistemas de gerenciamento ainda ajuda a simplificar o agendamento e a notificação de reuniões, enquanto os recursos de compartilhamento de arquivos facilitam o intercâmbio de conteúdo para revisão e aprovação.

2. Reuniões em qualquer lugar

Um dos maiores benefícios VoIP no Gerenciamento de Projetos é que ele remove as barreiras da distância. Os membros da equipe podem trabalhar a partir de qualquer local e participar efetivamente nas reuniões do projeto. Os recursos de vídeo ou conferência VoIP estão disponíveis em aplicativos que podem ser instalados em computadores, notebooks, smartphones e tablets.

As reuniões formais da equipe não precisam mais ficar restritas a salas de conferência com equipamentos de vídeo dedicados. Eles podem acontecer em qualquer área de reunião conveniente usando computadores ou dispositivos móveis, permitindo que os participantes vejam e sejam vistos por colegas em outros locais.

3. Agendamento de reuniões

O VoIP facilita o agendamento de reuniões bem como permite convidar participantes com apenas alguns cliques. A integração com o Microsoft Outlook ou outros aplicativos de calendário permite que os organizadores verifiquem a disponibilidade dos membros para reuniões e envie convites e lembretes.

Os membros da equipe também podem configurar reuniões específicas diretamente dos aplicativos do Microsoft Office 365 enquanto eles estão trabalhando nas atividades do projeto. Assim, os membros da equipe podem discutir conteúdo para uma apresentação ou relatório ou receber feedback sobre uma proposta sem ter que esperar a próxima reunião principal.

4. Cultura colaborativa

O VoIP transforma a colaboração, tornando-a mais fácil e acessível para todos os funcionários. Os recursos de conferência de alta qualidade em computadores, notebooks, smartphones e tablets significam que a colaboração não fica mais restrita à sala de conferência ou a um pequeno grupo de executivos e funcionários. Isso significa que o Gerenciamento de Projetos pode assumir um papel mais amplo no negócio.

As empresas podem adotar técnicas de gerenciamento e usá-las para incentivar e apoiar o trabalho em equipe em toda a organização. Isso pode ajudar a quebrar as barreiras entre os departamentos e garantir que as empresas possam concentrar uma ampla gama de habilidades, conhecimentos e experiências na resolução de problemas e na inovação.