Pabx Virtual: Guia Completo, Dúvidas Respondidas, Recursos, Benefícios

Demorou um longo caminho até que o PABX Virtual se tornasse uma realidade consolidada no mundo das telecomunicações. O sistema na versão analógica, que foi criado por um grupo de advogados em 1960, foi um marco revolucionário no segmento e até hoje colhe os frutos da inovação tecnológica que trouxe para a época.

Assim como a maioria das inovações, o PABX surgiu da necessidade que empresas tinham em reduzir custos e otimizar seus serviços, executando-os em menos tempo e de maneira mais produtiva. Porém, a possibilidade de usar um provedor eletrônico para rotear chamadas demorou para se popularizar. Apesar de oferecer economia, sua instalação era cara e dependia de um operador humano para redirecionar chamadas.

Somente quando a evolução permitiu acabar com o intermediário humano foi que o PABX se tornou um sistema popular nas empresas. E foi assim que ele se manteve estabilizado por muitos e muitos anos. Porém, o ciclo voltou a se repetir, novas necessidades apareceram e forçaram que inovações tecnológicas fossem criadas.

É daí que sai o PABX Virtual, que cumpre as mesmas funções do PABX analógico, com a diferença de que substitui as companhias telefônicas que realizavam as chamadas pelo uso da internet.

No artigo a seguir, vamos contar tudo o que você precisa saber sobre o PABX Virtual, quais são os seus recursos, os seus benefícios e responder todas as dúvidas acerca desta tecnologia que, mesmo tendo sido criada em 1990, ainda é atual e supre as necessidades de muitas companhias.

O que é um PABX Virtual?

O PABX Virtual é uma espécie de rede telefônica que uma empresa, companhia ou escritório usa. Os usuário que possuem acesso a esse sistema podem se comunicar internamente e com o mundo exterior através de ligações que usam internet, na tecnologia que é conhecida como VoIP (Voice Over Internet Protocol).

Com o PABX Virtual, uma empresa pode ter mais telefones do que linhas telefônicas físicas e estas permitem que sejam realizadas chamadas sem custo entre os usuários.

Além disso, o sistema ainda oferece que se façam transferências, gravações de chamadas, filas de chamadas, correio de voz, menus interativos de voz e muitos outros recursos – mais tarde você entenderá mais sobre como é possível realizar a integração de diferentes softwares em um só sistema.

Normalmente, os sistemas PABX para telefonia comercial possuem mais flexibilidade do que os sistemas considerados proprietários, uma vez que usam padrões abertos. Este PABX tem como padrão o uso de um software que, mais do que substituir sistemas fechados, ainda reduz custos por ser mais barato.

Como funciona o PABX Virtual?

O PABX Virtual usa a tecnologia de Cloud Computing, que ficou conhecido popularmente como “nuvem”. Ou seja, os dados não ficam mais armazenados em um espaço físico, como em um computador, hardware ou disco rígido. Ao serem transferidos pela internet, eles ficam “soltos” e mais seguros.

Essa tecnologia de armazenamento já existe há muitos anos, mas também demorou a se popularizar e ser introduzida em vários segmentos comerciais e pessoais, principalmente após ser integrada a sistemas de computadores que trabalham com consumidores.

Para entender mais como funciona, pense no seguinte exemplo: Imagine ser dono de uma empresa gigante, com escritórios em diferentes locais físicos, ou então possuir uma empresa que só trabalha com funcionários remotos. Se você tiver um PABX Virtual hospedado (na nuvem), permitirá que, mesmo em lugares diferentes, a comunicação instantânea possa acontecer a custo zero.

Principais recursos do PABX Virtual

Existe uma infinidade de recursos que o PABX Virtual oferece para quem opta por hospedar linhas telefônicas sobre VoIP.

Contratar pacotes conforme a sua necessidade

Você monta o plano do PABX Virtual de acordo com a sua necessidade e recursos disponíveis.

Este tipo de serviço permite que se escolha o número de linhas, os limites de minutos ou valores que podem ser gastos mensalmente e de maneira personalizada – você pode permitir que a linha X possa gastar mais do que a linha Y ou que o grupo A tenha mais minutos para utilizar do que o grupo B.

Além de decidir como cada funcionário, equipe ou setor da equipe vai gastar, você pode alterar o perfil do seu pacote sempre que quiser, remanejando os minutos/valores disponíveis, aumentando o seu plano ou adquirindo mais linhas telefônicas.

Gravar e monitorar chamadas

Existem empresas que desejam monitorar os seus funcionários e a forma como eles atendem os clientes pelo telefone.

O PABX Virtual permite que tudo isso seja feito em tempo real ou posteriormente. Isso porque o sistema possui o recurso de gravar chamadas e armazená-las na nuvem, podendo ser acessadas sempre que um supervisor desejar.

CallBack

Recurso fundamental para acabar com as filas de chamadas em espera. Sempre que houver um número maior de clientes querendo entrar em contato com a empresa do que ela pode comportar, o sistema avisa que as linhas estão ocupadas e derruba a ligação. Em seguida, assim que um funcionário ficar disponível, o PABX Virtual liga automaticamente para o cliente que busca atendimento.

Além de evitar que o cliente fique irritado por esperar muitos minutos na fila, isso gera economia para a empresa – como a maioria usa números 0800, elas que se encarregam das tarifas da ligação do consumidor.

Benefícios do PABX Virtual

Agora que você sabe tudo o que um PABX Virtual pode fazer, está na hora de entender como ele é útil para a sua empresa em diversas áreas e independentemente do tamanho e do serviço que ela oferece.

Economia

Não existe uma empresa no mundo que não busca diariamente formas de reduzir seus custos. Seja a sua muito ou pouco dependente de ligações telefônicas, o PABX Virtual é uma ótima alternativa para economizar com telefonia.

O primeiro ponto a ser dito sobre esta área é que, se comparada com a telefonia analógica, a telefonia digital possui tarifas muito menores por natureza (tanto para chamadas locais, como para DDDs e DDIs). É possível diminuir em até 70% os gastos com telefonia por mês.

Como usa armazenamento na nuvem, a telefonia VoIP do PABX Virtual permite que um único sistema possua muitas linhas, número bem maior do que se comparado com os pacotes oferecidos pelas empresas de telefonia convencional. Sendo assim, você pode ficar despreocupado em precisar contratar linhas adicionais para suprir a necessidade de sua empresa. Mesmo que precise, ainda gastará menos do que com linhas analógicas.

Controlar o fluxo de ligações também não é fácil. Em empresas que possuem muitos funcionários, a tarefa pode ser quase impossível. Isso pode gerar muitos problemas na hora de realizar o rateio por centro de custo e dar dor de cabeça.

O PABX Virtual permite que se use um tarifador que vai acabar com a dificuldade de gerenciar os seus custos com telefonia. Na Omnismart, ele já vem embutido, sem você precisar gastar mais um real pelo recurso – um diferencial que somente nós oferecemos.

Com ele, você agrupa linhas da forma como achar melhor – equipe, setor, departamento – e tem acesso a relatórios que mostram quanto cada um destes grupos gastou. É a melhor maneira de controlar seus funcionários e entender onde a sua empresa gasta muito e onde está havendo desperdício de dinheiro.

Mobilidade

Adquirir um PABX Virtual significa romper as barreiras do espaço físico. Por utilizar a internet para enviar e receber dados, qualquer dispositivo eletrônico que tenha acesso à rede está apto a receber o sistema de ramais.

É por isso que existe a possibilidade de instalar o sistema em lugares diferentes e ainda assim realizar chamadas sem cobrança de tarifa. Seja no computador, notebook, tablet ou smartphone, todos estes equipamentos eletrônicos servem como aparelho para virar um PABX Virtual.

Mais do que possibilitar que pessoas do outro lado do mundo conversem de graça, isso traz um aumento da produtividade.

Em cidades grandes, é muito comum que problemas como falhas no transporte público e acidentes causem transtornos e impeçam pessoas de se deslocarem rapidamente. Quando este for o cenário, o colaborador poderá trabalhar de qualquer lugar sem desperdiçar horas se dirigindo a empresa.

Segurança

Os dados de sua empresa são extremamente importantes e não podem correr o risco de se perderem. O sistema Cloud Computing é ideal para evitar que acidentes deste tipo prejudiquem o futuro de sua companhia.

Todos os dados ficam armazenados em servidores externos e muito bem protegidos. Sendo assim, os registros de clientes, funcionários, chamadas e demais informações que são cruciais para a rotina de sua empresa ficam a salvo.

Além disso, o armazenamento na nuvem permite que quaisquer dados que necessitem ser acessados possam ser de forma rápida, prática e a qualquer hora do dia.

Personalização

O PABX Virtual permite que sistemas CRM sejam integrados para que se utilize mais de um software no mesmo aparelho e ao mesmo tempo. Este benefício é extremamente útil, pois permite que a telefonia interna receba upgrades importantes e que supram as necessidades de cada empresa.

Isso torna o trabalho de um telemarketing, por exemplo, muito mais fácil. O PABX Virtual integrado a um CRM de dados do cliente pode fazer com que, assim que o funcionário ligue para o cliente ou que o cliente ligue para a empresa, o número dele seja reconhecido pelo sistema. Então, o próprio sistema vai em busca dos dados que estão vinculados àquela conta e disponibiliza-os imediatamente no computador do colaborador.

Com esse acesso rápido às informações necessárias para o atendimento, o funcionário evita perder tempo e gastar a paciência do cliente com perguntas desnecessárias, repetidas e pode focar em realizar o atendimento de uma forma mais pessoal e objetiva.

O que eu preciso para implementar o PABX Virtual na minha empresa?

Você não precisa de praticamente nada, somente de aparelhos que possuam acesso à internet. Sendo assim, ao contratar o serviço, não é preciso alugar ou comprar nenhum tipo de aparelho ou equipamento. Tudo é instalado nos dispositivos que você desejar e de forma remota.

Além da facilidade de instalação, o PABX Virtual não necessita que você disponibilize um espaço físico em sua empresa, já que até os servidores de armazenamento estão localizados em lugares externos.

Sabe o que isso significa? Mais uma vez: produtividade e economia.

Produtividade porque o PABX Virtual apresenta falhas em proporções infinitamente menores do que o PABX convencional. Uma das vantagens é o fato de que sempre que o PABX Virtual apresentar inatividade por algum erro do sistema, a manutenção é feita de forma remota. Sendo assim, você não precisará esperar um técnico se deslocar até a empresa para corrigir a falha.

Além disso, a manutenção é feita de forma muito mais rápida. Como tudo é realizado em um ambiente digital, fica muito mais fácil de detectar o problema e corrigi-lo rapidamente, evitando que se perca um dia de trabalho por conta de erros alheios.

Mesmo quando acontecem estas falhas, a maioria dos sistemas trabalha de forma duplicada. Então, quando um apresenta problemas, um reserva é acionado para impedir que a empresa fique algumas horas improdutiva.

Por fim, economia porque você não precisa contratar serviços de reparo e nem trocar equipamentos ou aparelhos que estão danificados. O conserto é realizado no próprio sistema e não gera custo adicional.

Considerações finais

E então, conseguiu entender como o PABX Virtual pode ter um impacto muito positivos no serviço que sua empresa pode oferecer e na economia de recursos que é proporcionada por esse sistema?

As vantagens são inúmeras e os resultados apresentados são imediatos. Como dissemos, no primeiro mês já é possível perceber uma redução de até 70% dos custos com telefonia se contratar a empresa certa.

Líder no mercado da telecomunicação, a Omnismart tem a experiência necessária para ajudar a sua empresa e é, sem dúvidas, a melhor opção para você controlar seus gastos com telefonia e melhorar a saúde financeira da companhia, oferecendo serviços de qualidade e com diferenciais que nenhuma outra empresa pode oferecer.