Hoje em dia, temos a conveniência de escolher entre um atendente real ou um atendimento automático quando ligamos para a maioria das empresas. Com uma solução VoIP, as companhias podem tirar proveito dos recursos de um atendimento telefônico automático para simplificar as comunicações de negócios em vez de manter um funcionário ao telefone o dia todo.

Além de ser uma opção viável financeiramente, o atendimento telefônico automático também inclui uma série de características que ajudam as empresas a parecerem mais profissionais. Essa solução também pode aumentar relativamente a eficiência dos colaboradores que terão mais tempo para se dedicar ao crescimento do negócio.

Apesar das dicas e conselhos de como as empresas podem obter o máximo de seu atendimento telefônico automático, muitas ainda são vítimas de erros comuns. Vamos conhecer alguns desses erros a seguir e ver o que pode ser feito para corrigi-los.

Oferecer muitas opções a quem está ligando

O objetivo final do atendimento telefônico automático é facilitar a resolução de problemas, seja ele relacionado ao suporte ao cliente, vendas ou departamento de cobrança. No entanto, se você oferecer muitas opções para o seu interlocutor, é provável que ele fique confuso ou frustrado e encerra a ligação, já que terá a sensação de que é muito difícil navegar no seu menu.

Para evitar isso, é importante considerar primeiro os departamentos principais e mais importantes do seu negócio. Estes devem ser incluídos no seu menu. Departamentos que não possuem contato direto com os clientes não devem ser incluídos no menu e podem ser colocados em uma linha telefônica separada.

Reproduzir música de espera que não seja relacionada com a sua marca

Ninguém gosta de ser colocado em espera, mas há certos casos em que você precisa fazer isso, seja para coletar informações relevantes para resolver o problema ou para trazer outra pessoa para a conversa.

Algumas empresas tendem a colocar uma música alta e/ou que não está relacionada com o seu negócio e não combina com a sua base de clientes.

Com o VoIP, as empresas podem se livrar da temida música de elevador e escolher várias opções para entreter os clientes em espera (como a reprodução de uma música mais apropriada ou até mesmo anúncios).

É importante pensar bem sobre a escolha da música ou o tipo de mensagem que você quer passar para o seu cliente enquanto ele espera. Certifique-se de escolher canções que espelham sua marca e não se esqueça de checar o volume. Você não quer que seu cliente se assustem, não é?

Eliminar a opção de falar com um atendente

Ao utilizar um atendimento telefônico automático para agilizar o processo e diminuir a carga de trabalho dos funcionários, muitas empresas deixam de fora o elemento humano que é essencial em toda comunicação.

Embora um atendedor automático facilite a vida dos funcionários e dos clientes, sempre haverá casos em que o problema não pode ser solucionado sem a intervenção de um ser humano. Além disso, fornecer ao seu cliente a opção de falar com uma pessoa real faz com que sua marca pareça mais confiável.