Gestão e Controle Do Whatsapp

Instalar um Whatsapp Business e torná-lo disponível e conhecido dos seus clientes não é o último passo, para garantir o sucesso do uso da ferramenta. Após todos os treinamentos e de acordo com o número de colaboradores que vão utilizar a ferramenta, é preciso gerenciar o que cada um está fazendo. O controle das funções, das mensagens e tudo o mais que você trocar com os clientes é apenas mais uma garantia do bom funcionamento do seu Serviço de Atendimento ao Cliente.

Hora de mudar

Utilizar o Whatsapp em qualquer uma das suas versões para o Serviço de Atendimento ao Cliente é algo muito comum atualmente. Pois, mesmo as pessoas que não possuem intimidade com tecnologias complexas conseguem operar o aplicativo. Isso facilita a comunicação e faz com que se torne acessível a uma gama muito variada de pessoas. E, as marcações de mensagens enviadas, recebidas e visualizadas conferem uma maior eficiência para esse canal de comunicação.

Automatização ponta a ponta

De acordo com os recursos que o aplicativo Whatsapp oferece é possível atualmente que sejam enviadas ordens de serviço, documentos e outros arquivos importantes e burocráticos. Ou seja, formulários impressos ou preenchidos à mão não são mais necessários. Nem ao menos o envio de e-mails ou as ultrapassadas correspondências.

Se a maioria da sua equipe está trabalhando de forma remota ou em um Home Office, a comprovação do trabalho pode ser feita de várias maneiras. Ou seja, você pode saber se cada colaborador cumpriu suas metas ou com suas obrigações mesmo que eles estejam longe de você. Basta que você solicite a documentação ou arquivo necessário para a comprovação dos fatos.

Mesmo com todos os benefícios descritos acerca do trabalho com o Whatsapp e como esse pode agilizar o trabalho remoto, há ainda que se discutir as principais dificuldades de se trabalhar com o sistema.

Uma das principais dificuldades; não apenas no caso do trabalho remoto, é organizar um grande número de colaboradores e checar todas as suas atividades. Você pode dividir os colaboradores em grupos por classificações como regionais, por tipo de serviço e ainda subdivisões se assim considerar necessário. Adicionar toda a equipe em um mesmo grupo pode ser contraproducente, pois não lhe ajudará a perceber eventuais anomalias que estejam acontecendo.

Escalabilidade

Como o Whatsapp admite uma quantidade muito grande de mensagens e arquivos em curto espaço de tempo, tome cuidado para não se perder naquilo que o cliente está falando. Preste muita atenção para que todas as solicitações sejam atendidas e para não apagar nenhuma mensagem ou documento importante que o cliente mandou. Falta de organização e comprometimento, podem fazer com que os clientes fiquem zangados mesmo pelo Whatsapp.

Um dos maiores erros de qualquer empresa ou empreendedor é não separar um número apenas para o Whatsapp Business. Pois, no caso dos colaboradores muito por má fé ou não, podem burlar o sistema e misturar assuntos profissionais com os do trabalho no Whatsapp. Isso é claro que fará com que a qualidade dos serviços e do atendimento fique reduzida.

Não tenha medo de impor regras, determinar números apenas para a função exercida, estipular horários para certas atitudes. Afinal de contas, os empresários e empreendedores devem avaliar se tal investimento, com o Whatsapp é viável para o tamanho do seu negócio e se será possível atingir as metas desejadas com tal sistema.

Uma das formas mais eficazes de organização no Whatsapp é enviar uma planilha ou mesmo mensagens com as tarefas e obrigações de cada colaborador em períodos pré-determinados. Após a conclusão de cada uma delas, os arquivos que comprovam o término de cada uma delas, deve ser enviado a seu supervisor ou responsável pelo seu setor.

Monte seu Atendimento Omnichannel

Outros aplicativos disponíveis na Internet podem auxiliar na tarefa de Gestão de pessoas e de processos. Calendários interativos, agendas online, quadros de tarefas, todos eles de fácil acesso na Internet. Para os profissionais em gestão, as antigas planilhas do Excel também realizam a tarefa de montar tabelas com todos os campos disponíveis, como nome do colaborador, função, tarefas a serem exercidas, tarefas executadas e também aquelas que porventura não saíram como esperado ou que estão atrasadas. Ou ainda que não estão dando muito certo e devem ser retiradas da sua planilha.

Tenha em mente que independente do investimento em softwares e hardwares, equipes não treinadas, que não são responsáveis e que não possuem gestores eficientes, não obterão sucesso sejam quais forem seus investimentos. Ou seja, antes de escolher qualquer canal de comunicação com o seu cliente certifique-se de que você tem em mãos, uma equipe competente, responsável e que apresente resultados e que também saiba trazer soluções a eventuais problemas.

Após, todas essas certificações, será difícil você não obter sucesso no Serviço de Atendimento ao Cliente com o canal de comunicação oferecido pelo Whatsapp. Pense nas inúmeras vantagens de se gestar e controlar toda uma equipe através de apenas um aplicativo.